سان فرانسيسكو، الولايات المتحدة – أصبحت الاجتماعات الطويلة جزءًا أساسيًا من بيئة العمل الحديثة، لكنها غالبًا ما تستهلك وقتًا كبيرًا ويصعب تذكر جميع تفاصيلها. ومع تطور أدوات الذكاء الاصطناعي، بات بإمكان المستخدمين الاستفادة من ChatGPT لتحويل الملاحظات أو النصوص المفرغة من الاجتماعات إلى ملخصات واضحة، مع إبراز القرارات والمهام المطلوبة في دقائق معدودة.
ويؤكد خبراء التقنية أن الاستفادة المثلى من ChatGPT تعتمد على تزويده بالمعلومات الكاملة، ثم تحديد نوع المخرجات المطلوبة، سواء كانت ملخصًا تنفيذيًا أو قائمة بالقرارات أو جدولًا بالمهام.
6 طرق تساعد على تحقيق أفضل النتائج
1- إدخال نص الاجتماع كاملًا: كلما كانت المعلومات التي يحصل عليها ChatGPT أكثر دقة واكتمالًا، أصبحت الملخصات أكثر شمولًا وتنظيمًا، سواء كان النص من تفريغ صوتي أو ملاحظات مكتوبة.
2- طلب ملخص تنفيذي: يمكن توجيه ChatGPT لإعداد ملخص قصير يبرز أهم النقاط التي نوقشت، مع حذف التفاصيل غير الضرورية، ما يسهل مراجعة الاجتماع في وقت قصير.
3- استخراج القرارات الرئيسية: يستطيع ChatGPT تحديد القرارات التي تم الاتفاق عليها أثناء الاجتماع، وعرضها في نقاط واضحة تساعد المشاركين على معرفة ما تم اعتماده.
4- تنظيم المهام والمسؤوليات: يمكن طلب إعداد قائمة بالمهام المطلوبة، مع تحديد المسؤول عن كل مهمة والموعد المتوقع لإنجازها، الأمر الذي يسهل متابعة تنفيذ ما تم الاتفاق عليه.
ChatGPT أداة فعالة ورفع كفاءة الاجتماعات
5- تصنيف النقاش حسب الموضوعات: يساعد ChatGPT على تقسيم الاجتماع إلى محاور رئيسية، مثل الشؤون المالية أو التسويق أو تطوير المنتجات، ما يجعل مراجعة المحتوى أكثر سهولة ووضوحًا.
6- إعداد رسالة متابعة جاهزة: بعد انتهاء الاجتماع، يمكن استخدام ChatGPT لصياغة رسالة بريد إلكتروني أو رسالة عمل احترافية تتضمن ملخص الاجتماع والقرارات والخطوات المقبلة، لتكون جاهزة للإرسال إلى جميع المشاركين.
ويشير مختصون إلى أن ChatGPT يعد أداة فعالة لتوفير الوقت ورفع كفاءة الاجتماعات، لكنه لا يغني عن مراجعة الملخصات قبل اعتمادها، خاصة إذا كانت الاجتماعات تتضمن معلومات حساسة أو قرارات قانونية أو مالية، لضمان دقة المحتوى واكتماله قبل مشاركته مع الآخرين.
.
